« تفكر سیستم های باز »
تعریف
در کتاب" نظم پنجم"، پیتر سنج (1994)،تفکر سیستم ها را اینچنین تشریح می کند:
شیوه ای فکری و زبانی برای توضیح و درک عوامل ارتباطاتی که رفتار سیستم ها را تشکیل می دهند.»
این فهرست راهنما، میان رویکرد گسترده ای كه پیتر سنج انتخاب كرده و برخی از تحلیلگران سیستم های نسل جدید(اصطلاحاً سیستم های باز) و حتی شیوه های قدیمی تر تدوین شده توسط مهندسان، متخصصان اطلاعات و تحلیل گران سیستم ها در گذشته، تمایز قایل می شود.
رویکردهای قدیمی ، بر شناخت ابزارهای «صحیح» و تعیین دقیق نقطه شروع کار متمرکز هستند. البته گستره تغییرات ، مؤید آن است که چنین نگرش ساده ای از زندگی میتواند بر مسایل عملی یا مهندسی کارآیی داشته باشد؛ اما امروزه چنین نگرشی برای سیستم های پیچیده ای همچون رفتار سازمانی و مشکلات مربوط به آن کفایت نمی کند. تفکر سیستم های باز، رویکردی یادگیری در مقایسه با فلسفه های نوین است.
مزایا
تفکر سیستم ها باز:
• می تواند تفکری خلاقانه را ترغیب و روش های جدیدی را برای انجام امور ایجاد کند.
• بیشتر بر واقعیت ها متمرکز است تا الگوهای ایده آل ذهنی مردم درباره سیستم ها و فرآیندها.
• احتمالاً تنها روش پرداختن به مسایل «دشوار» است.
• دارای نگرشی بلند مدت و استراتژیک در قبال سازمان هاست، نه یک نگرش صرفاً فنی.
• تناسب خوبی با شیوه های مدیریتی؛ همچون کار تیمی و پیشرفت مستمر دارد.
معایب
تفکر سیستم های باز:
• به لحاظ فکری ، موضوعی چالش برانگیز است و می تواند زمان و تلاش زیادی را به خود اختصاص دهد.
• می تواند در مراحل نخست، سوالات بیشتری را بیافریند تا جواب؛ و در نتیجه می تواند باعث عدم تمرکز شود.
• این رویكرد ، برای شرایطی که رویکرد ساختاریافته حل مسئله نتایج تضمین شده ای را ایجاد كند یا شرایطی که در آن فرهنگ به شدت غالب است، مناسب نیست.
• معمولاً نیازمند افرادی هم فکر، برای کار با یکدیگر در قالب یک تیم است.
فهرست راهنمای عملی
1. مسئله را به خوبی دریابید.
اکثر مدیران به توضیح و تشریح مسایل می پردازند. تفکر سیستم های باز در هر زمانی نیازمند چنین توضیحاتی است. در این مرحله، باید از یافتن روابط علت و معلولی پرهیز کنید و صرفاً به گردآوری حقایق بپردازید. سعی کنید به تمامی علایم توجه کنید؛ زیرا شما مانند یک ناظر در یک موقعیت گسترده و کلان هستید.
2. سیستم را تعریف کنید.
• وقایعی را توضیح دهید که متناسب با وضعیت موجود هستند. به تمامی علایم یا تغییراتی که در این مقطع رخ داده اند، توجه کنید؛ به حوادث یا بحران ها، مسایل موجود مشتریان و عرضه کنندگان یا اتفاقات به ظاهر بی ربط_ در یک قالب کلی_ به سازمان و واحد خود توجه کنید.
• روندها و الگوهای مهم را مشخص کنید. سعی کنید، مهم ترین متغیرها را شناسایی كنید و تلاش کنید تا بفهمید که چه اتفاقاتی در حال رخ دادن هستند. آیا روندهایی عمومی همانند: افزایش سطح شکایات مشتریان، از دست دادن مشتریان، کاهش نفوذ در بازار یا افزایش هزینه ها وجود دارند؟ تغییرات را در چارچوب های زمانی تعیین کنید تا بتوانید به موقع از رابطه میان متغیرها و وقایع آگاه شوید.
• ساختارها یا سیستم های اصلی را مشخص کنید. این یک مرحله کلیدی در ایجاد الگوهای کارآمد از سیستم ها است. هدف آن شناسایی روابط یا ارتباطات میان عناصر مختلف به ویژه تمرکز بر بازخوردی است که از طریق کنترل رفتار سیستم حاصل می شود.
رفتار تمامی سیستم ها، چه زنده و چه غیر زنده، تحت کنترل بازخوردهای ارایه شده است. این بازخوردها یا در برابر تغییرات مقاومت می کنند و حالت متوازنی را حفظ می کنند (بازخوردهای منفی) یا تاثیر تغییر و تحول را ساده می سازند (بازخوردهای مثبت یا تقویت کننده). اگرچه در این مرحله، شما به دنبال روابط علت و معلولی هستید، مهم است که ذهن خود را محدود نکنید و به دنبال دیگر احتمالات باشید؛ مثلاً ممکن است افزایش شکایات مشتریان به دلیل افزایش فشار بر کارکنان فروش باشد که باعث می شود آنها وعده هایی غیرواقعی بدهند و در نتیجه انتظاراتی غیرقابل تحقق را در مشتریان باعث شوند.
3. از تعاریف خود، الگوهایی را تدوین کنید.
الگوها و مدل ها بخش مهمی از زندگی روزمره ما هستند. ما رفتارمان را منطبق بر طیفی از فرضیات (الگوها) جهان پیرموان خود تنظیم می-کنیم. اگر جهان منطبق با این طرح رفتار نکند، میتوانیم از یک موضوع مطمئن شویم. الگوهای كنونی ما مناسب نیستند.
یافتن الگوی صحیح برای تشریح موقعیت ها یا سیستم های پیچیده، واقعاً یک نوع هنر است؛ اگرچه به لحاظ فنی، مدیران آموزش دیده تاکید زیادی بر مدلهای ریاضی یا رایانهای برای توضیح عملکرد سازمان خود دارند، اما دیر یا زود، از الگوهایی که باعث شکستشان می شوند، تأسف خواهند خورد. از سوی دیگر، الگوهای ذهنی می توانند نتایج چشمگیری در شرایط خاص داشته باشند.
4. الگوها را با جهان واقعی مقایسه کنید.
اگر الگوی یک سیستم زیر سوال رفته، باید آن را ارزیابی کنید. به سراغ سهامداران بروید و تایید کنید که این الگو کارآیی دارد و تمامی جوانب در آن مد نظر قرار گرفته است. در این مقطع، ممکن است لازم باشد تا فردی را برای انجام امور و هدایت تغییرات و تحولات بیابید.
5. اقدامات احتمالی را شناسایی کنید.
تنها در این مقطع است که شما باید اقدامات احتمالی را مشخص کنید. اینها در مورد سیستم ها، راه حل نیستند؛ بلکه روش هایی برای توسعه رفتار سیستم ها هستند.
مثلاً شکایات مشتریان ممکن است ناشی از عدم توازن در رابطه میان تولید، خدمات مشتریان و واحدهای فروش باشد. ممکن است راه حل این مشکل، نیازمند تغییر در این روابط به جای تدابیر آنی و کوتاه مدت باشد.
6. اقدامات خود را اجرا کنید.
در بطن سازمان های درحال آموزش، مدیران باید زمان زیادی را صرف نظارت بر آثار تغییرات كنند تا ببینند چه درس هایی را می توانند از آنها بیاموزند.
7. این چرخه را دوباره آغاز کنید.
اتخاذ این رویکرد در قبال حل مسئله و در نظر گرفتن آن به عنوان یک چرخه، با فلسفه پیشرفت و توسعه مستمر کاملاً منطبق است.
برای تفکر سیستم ها
بایدها:
• از نتیجه گیری سریع اجتناب ورزید.
• تمامی توضیحات خود را در قبال سیستم ها بسنجید و بیازمایید.
• سعی کنید، پیش از تلاش برای یافتن راه حل ها، الگوی خود را بپذیرید و مالکیت آن را بر عهده بگیرید.
نبایدها:
• بیش از حد به توانایی خود برای توضیح رفتار سازمانی خویش اتکا و اعتماد نکنید.
• با یک انتقاد، تفسیر خود را از وقایع و رخدادها رد نکنید.
• اهمیت انسان را در سیستمی که در حال برنامه ریزی آن هستید ،دست کم نگیرید.
اصطلاحات
- تجزیه و تحلیل سیستم های ساختاریافته
از شیوه های رسمی حل مسئله، برای توصیف سیستم ها استفاده كنید. تحلیلگران تمایل دارند كه از یک رویکرد بالا به پایین برای ایجاد راه حل های خود استفاده کنند. این رویکرد ارتباط ویژه ای با برنامه ریزی رایانه ای دارد.
- سیستم
مجموعه ای از واحدها که در قالب یک واحد عملیاتی منفرد، با هم در تعامل هستند.
- تجزیه و تحلیل سیستم ها
کاربرد روش های خاص برای مطالعه سیستم ها لازم است.
پرسش ها
• اگر قصد دارید، چارت سازمانی خود را بر اساس قدرت واقعی ارتباطات با سازمانتان ترسیم کنید، چنین چارتی تا چه حد با چارت های رسمی تفاوت خواهد داشت؟
• بسیاری از سازمان ها متشکل از سیستم هایی در داخل دیگر سیستم ها هستند. چه سطوحی از این دست، در سازمان شما وجود دارند؟
• تلاش های زیادی برای ساده کردن سیستم ها انجام می شوند؛ اما چرا آنها در ارایه بازخوردی مناسب در قبال سیستم ها و توسعه روابط اثربخش میان واحدها شکست می خورند؟
برای اطلاعات بیشتر
کتب:
«متدولوژی سیستم های ساده در عمل»، پیتر چکلند ، 1999.
«مقدمه ای بر تفکر سیستم ها و مدل ها»، رابرت جیلان ، 1999.
«هنر و عمل سازمان یادگیرنده»، پیتر سنج، 1994.
استفان کاوی :«نخستین گام به سمت تحول، پذیرش آن است. وقتی خودتان آن را پذیرفتید، آنگاه در را به سوی تغییر باز کنید.»
برتولت برشت :«هدف علم، باز کردن درها به روی منطق و خردی نامحدود نیست؛ بلکه تعیین سقفی برای اشتباهات نامحدود است.»
+ نوشته شده در دوشنبه یکم آذر ۱۳۸۹ ساعت 19:5 توسط احمد رضا (امیر) ملک حسینی
|
شعر «زندگی» از سهراب سپهری